Sitzungsprotokoll fortführen
Das nächste Sitzungsprotokoll anlegen und offene Pendenzen aus früheren Sitzungen übernehmen, statt sie abzuschreiben.
- Wer kann das?
- Projektleitung und Bauleitung mit Schreibrecht im Projekt
- Prüfstand
Voraussetzungen
- Im Projekt gibt es ein früheres Protokoll mit offenen Pendenzen.
- Sie sind online – die offenen Pendenzen werden beim Anlegen vom Server geladen.
So gehen Sie vor
- Öffnen Sie im Projekt «Protokolle» und tippen Sie auf «Neues Protokoll».
- Erfassen Sie «Titel» und «Datum», optional Ort, Teilnehmer, Traktanden und Beschlüsse (je Zeile ein Eintrag).
- Im Feld «Offene Pendenzen aus früheren Sitzungen» sind alle offenen Pendenzen vorausgewählt. Entfernen Sie den Haken bei Punkten, die Sie nicht übernehmen möchten.
- Ergänzen Sie neue Pendenzen und tippen Sie auf «Protokoll speichern».
- Im Protokoll-Editor setzen Sie je Pendenz Verantwortlichen, Frist und Status. «Als Task anlegen» zeigt die Pendenz zusätzlich im Aufgaben-Cockpit.
- Mit «PDF Export» laden Sie das Protokoll herunter, mit «Per E-Mail senden» verschicken Sie es an die Teilnehmenden.
Ergebnis
Das neue Protokoll enthält die übernommenen Pendenzen mit Herkunft («Aus: …»). Jede Pendenz wird genau einmal erledigt. Die «Pendenzenliste» unter den Protokollen zeigt alle offenen Punkte des Projekts, auch als PDF.
Grenzen und Hinweise
- Ohne Netz lässt sich ein neues Protokoll speichern, die offenen Pendenzen werden dann aber nicht übernommen.
- Das PDF trägt den Vermerk «ENTWURF»; eine Freigabe oder Nummerierung von Protokollfassungen bietet die App derzeit nicht an.
- Teilnehmer, Traktanden und Beschlüsse sind Textzeilen; Anhänge und Unterschriftenfelder gibt es bei Sitzungsprotokollen nicht.
- Pendenzen im Aufgaben-Cockpit sehen alle Projektbeteiligten; der Verantwortliche ist ein Hinweis, keine persönliche Zuweisung.